Projekte

Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation

E-Meetings at EMEA

Kurzbeschreibung:
'Roll-Out of E-Meetings with vitero at EMEA' und 'Broadening of Communication Scenarios with vitero at EMEA'

Ausgangssituation:
Die konstante Entwicklung neuer Internettechnologien führt zu Veränderungen von Kooperations- und Kommunikationsformen. Besondere Tragweite haben solche neuen Technologien für die Kooperation zwischen europa- und weltweit verteilten Repräsentanten und Experten in europäischen Agenturen. Vor diesem Hintergrund hat sich die EU-Agentur European Medicines Agency (EMEA) für eine n verstärkten Einsatz der web conferencing Technologie virtual team room (vitero) entschieden. EMEA ist zuständig für die Koordination der Zulassung sowie der laufenden Bewertung und Überwachung von in Europa zugelassenen Human- und Tierarzneimitteln. Die Zusammenarbeit mit einem Netzwerk aus internationalen Instituten, Behörden und Unternehmen erfordert komplexe, weltweite Kommunikations- und Abstimmungsprozesse. Die Mitglieder der wissenschaftlichen Ausschüsse der EMEA treffen sich in wöchentlichen oder monatlichen Zeitabständen oder tauschen sich per Telefonkonferenzen aus. Übergeordnetes Ziel der Nutzung des virtual team rooms ist neben der Einsparung von Reisekosten und Raumkapazitäten eine Erhöhung der Kommunikationseffizienz.

Vorgehen:
Das Fraunhofer IAO führt seit 2005 bei der EU Agentur EMEA Pilotierungen durch zum Einsatz von E-Meetings mit dem virtual team room, Kommunikationssoftware des Spin-Offs und Kooperationspartners vitero GmbH. Nach einer Reihe von Pilotierungen in ausgewählten Committees und Working Parties wurde im Rahmen des Projektes »Roll-out of E-Meetings« zwischen September und Dezember 2007 mit der organisatorischen und technischen Einbettung der E-Meetings in die bestehende Kommunikationsstruktur und –kultur begonnen. Für das Jahr 2008 ist die Fortführung einer systematischen Integration von E-Meetings bei EMEA geplant.
Zentrale Elemente im Zuge einer Verstetigung der Nutzung von E-Meetings sind deren Integration in die bestehende Kommunikationskultur durch internes Marketing, die Definition und Angliederung neu entstehender Aufgaben und Verantwortlichkeiten in bestehende organisatorische Strukturen, die Konzipierung und Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen für unterschiedliche Nutzergruppen des Kunden, der Aufbau interner Support-Dienstleistungen sowie eine konstante Qualitätssicherung von Kommunikationsabläufen.