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Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation

Personen mit Brille im ServLab

Prozessorganisation und Optimierung des DV-Einsatzes bei einem Sozialdienstleister

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Kurzbeschreibung:
Die evangelische Gesellschaft Stuttgart e. V. (eva) ist mit ca. 600 Mitarbeitern einer der größten Sozialdienstleister in den Bereichen Dienste für seelische Gesundheit, Kinder- und Jugendhilfe sowie der Erwachsenenhilfe im Großraum Stuttgart und tritt als Dienstleister gegenüber den Kostenträgern (öffentliche Hand, Kirche etc.) im Sinne des Subsidaritätsprinzips auf.

Der Markt für soziale Dienstleistungen ist in den letzten Jahren durch immer schwieriger werdende Marktverhältnisse (Eintritt neuer Marktteilnehmer, Erweiterung der Kernkompetenzen von Mitbewerbern) und höhere Anforderungen der Kostenträger an eine effiziente Vorgehensweise (geringere Kosten, höhere Qualität) geprägt. Durch diese Anforderungen und die gewachsenen organisatorischen Strukturen der eva ergibt sich ein Spannungsfeld zwischen Kosteneffizienz und Flexibilität im Handeln der einzelnen Einheiten, das zentraler Betrachtungsschwerpunkt der Projekte war und zu Überlegungen hinsichtlich des »richtigen« Dezentralisierungsgrads führt.

Zielsetzung des Projekts war es, durch organisatorische und technische Maßnahmen die Grundlage für ein optimales Agieren der eva am Markt zu entwickeln. Dabei standen sowohl die zentralen und dezentralen Einheiten mit ihren direkten Marktschnittstellen als auch die internen Beziehungen dieser Einheiten im Fokus der Betrachtung. Spielregeln und Werte sollen ermittelt, die Steuerbarkeit des Unternehmens sowie die Transparenz der Prozesse und Informationen verbessert und die Prozesse durch entsprechende DV-Strukturen und -Konzepte optimal unterstützt werden.

Zentrales Projektergebnis war ein dreistufiges Planungsverfahren, das die langfristigen Ziele und die strategische Ausrichtung der eva über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge mit der kurzfristigen Planung und der daraus abgeleiteten Erstellung des Wirtschaftsplans verbindet. Die diesem neuen Planungsprozess zu Grunde gelegten Planungsregeln wurden in Workshops mit den Leitungsgremien der eva entwickelt. Diesem strategischen Planungsverfahren werden alle Entscheidungen innerhalb der eva untergeordnet und die resultierenden Vorgehensweisen in den einzelnen Planungszyklen berücksichtigt. Dies galt auch für für eine zur Konsolidierung der EDV-Struktur und Datenhaltung entwickelten IT-Strategie, deren Zielsetzung als Ziel in der langfristigen Planung verankert und deren Umsetzung daraus in der mittel- und kurzfristigen Planung abgeleitet wurde. Ergebnisse, die diesen Planungsprozess unterstützen und darin Eingang gefunden haben sind:

  • ein vereinfachter Beschaffungsprozess,
  • ein Konzept zur zentralen Immobilienverwaltung,
  • Ermittlung von Verrechnungspreisen der zentralen Bereiche, um den entstandenen Anforderungen an die Planbarkeit und die Transparenz von Kosten und Leistungen gerecht zu werden.


Auftraggeber:
evangelische Gesellschaft Stuttgart e. V.

Projektstatus:
abgeschlossen